Elektronický podpis v elektronickém stavebním deníku aplikace Buildary

V článku si popíšeme, co vše je z hlediska elektronického podepisování potřeba k ostrému provozu elektronického stavebního v aplikaci Buildary.

Pokud se rozhodnete přejít z listinné formy na elektronickou, v prvé řadě budete potřebovat elektronický podpis tj. kvalifikovaný osobní certifikát vydaný akreditovanou certifikační autoritou. Ty existují v České republice tři, z nichž za nejrozšířenější bývá považováno PostSignum od České pošty. Pro získání kvalifikovaného certifikátu existují v zásadě 2 cesty:

1/ Vlastní příprava dokumentace a návštěva pobočky České pošty

Tato varianta bývá zpravidla nejlevnější, neboť hradíte jen cenu za certifikát. Nevýhodou však bývá velká administrativní zátěž v podobě předvyplnění Smlouvy o poskytování certifikačních služeb s Českou poštou a dalších souvisejících dokumentů a následná tvorba žádosti o certifikát ve vašem počítači. Nutností je také osobní návštěva pobočky pošty pro podpis smluvní dokumentace a vydání certifikátu. Po úspěšném vydání certifikátu vás čeká jeho kompletní nastavení ve vašem počítači.

2/ Návštěva mobilní registrační autority 

V případě, že jste příliš časově vytíženi a nechcete výše uvedenému procesu věnovat čas, můžete přenechat práci profesionálům. V tomto případě vyjde návštěva konzultanta obvykle na 45-60 min. Je nutné dát k dispozici přístup k vašemu počítači a mít při sobě občanský průkaz. Vše ostatní připraví konzultant, certifikát vám vydá a na místě vás proškolí. Máte-li zájem o tuto službu, neváhejte nás oslovit prostřednictvím formuláře níže, nebo na e-mailové adrese info@elektronickypodpis.cz.

Podepisování protokolu a zamykání záznamů, resp. dne

Prvním podpisem na protokolu Dalšího záznamu se záznam uzamkne. Stejně tak prvním podpisem na Denním protokolu se den uzamkne. Pokud podepisujete, a tedy uzamykáte první denní protokol, dejte si pozor, aby se jednalo opravdu o první den v deníku. Po zamčení prvního dne již nebudete schopni před tento den vložit žádné denní záznamy! Ještě jinými slovy: Data se mohou vkládat v libovolném pořadí, ale podepisovat, a tedy zamykat dny, se musí vždy postupně, počínaje prvním dnem vedení stavebního deníku.

Před podepsáním Denního protokolu je potřeba zajistit podpisy všech záznamů v sekci Další záznamy (pokud nejste jejich autorem). Pokud tato podmínka není splněna, Buildary podpis Denního protokolu odmítne.

Před stažením protokolu k podpisu, doporučujeme data prohlédnout přímo v Buildary a vyřešit veškeré případné nesrovnalosti. Stažení k podpisu pak zvolit, až když jsou data opravdu k podpisu nachystána.

Postup podepisování protokolu Dalšího záznamu a Denního protokolu je shodný:

• Volbou Stáhnout k elektronickému podpisu přes Další volby, nebo tlačítkem Stáhnout, se vygeneruje (pokud neexistuje) nebo stáhne již existující protokol v PDF formátu. Zároveň se záznam nebo den uzamkne tzv. dočasným zámkem, symbolizovaným žlutým zbarvením a zámkem. Zámek brání všem uživatelům v provádění jakýchkoli změn.

  

  
• Soubor otevřete v Adobe Acrobat Readeru DC, kde jej prohlédnete a podepíšete. Podpis provedete tak, že v menu zvolíte tlačítko Nástroje . V okně nástrojů zvolíte Certifikáty.

  

  V panelu nad dokumentem stisknete tlačítko Digitálně podepsat. Následně v místě, kde chcete zobrazit podpis, nakreslíte obdélník tažením myši.

  

  Otevře se okno se seznamem certifikátů, kde si zvolíte správný certifikát.

  
• V následujícím kroku můžete zvolit (nebo upravit) vzhled podpisu a tlačítkem Podepsat provedete podepsání.
• Acrobat Reader vás vyzve k uložení souboru. Doporučujeme ukládat soubory do adresáře, který si speciálně pro tento účel vytvoříte.

  

  V podepsaném souboru vidíte vizuální reprezentaci podpisu. Podrobnosti elektronického podpisu zobrazíte dvojklikem na tuto značku.

• Podepsaný soubor nahrajete do Buildary volbou Nahrát elektronicky podepsaný soubor v Dalších volbách, nebo tlačítkem Nahrát.

  

Pokud jste všechny kroky provedli v časovém limitu nastaveném v deníku, pak se soubor uloží a záznam nebo den se permanentně zamkne, tj. změní barvu podtržení na zelenou.

Další osoby mohou protokol následně podepisovat stejným postupem, jako je popsán výše.

Pokud podpis a upload není proveden v časovém limitu, pak se dočasný zámek zruší a uživatelé mohou pracovat dále standardním postupem. Upload po limitu je odmítnut.

(zdroj: http://doc.buildary.online/subdom/doc/doku.php/cs:diary:signing)