Elektronický podpis v MS Outlook: Jak na něj?

Elektronický podpis připojený k e-mailové zprávě je jednou z forem zabezpečení online komunikace. Umožňuje ověřit, kdo je skutečným odesílatelem zprávy, a zpravidla i to, zda její obsah nebyl během přenosu změněn. Pokud už svůj elektronický podpis máte, stačí ho jen nahrát do e-mailového klienta a můžete ho začít přidávat ke zprávám. Nevíte, jak na to? V tomto článku vysvětlíme, jak na zabezpečení zpráv pomocí digitálního podpisu pro uživatele MS Outlook.

Chcete-li nastavit elektronický podpis v e-mailovém klientovi, musíte mít vyřízen platný kvalifikovaný certifikát. Ten by měl být nainstalován v OS  Windows včetně privátního klíče. Právě tento předpoklad totiž odlišuje elektronický podpis od vašeho běžného podpisu (vizitky), který přidáváte k e-mailovým zprávám. Zatímco podpis představující závěrečný pozdrav může napodobit kdokoliv, digitálně podepsaná zpráva může přijít pouze od vlastníka digitálního ID použitého k jejímu podepsání.

V případě, že elektronický podpis plánujete využívat hlavně na podepisování a šifrování e-mailů, tedy pro zabezpečenou komunikaci mezi komerčními subjekty, postačí vám takzvaný komerční certifikát. Budete-li chtít navíc komunikovat také s úřady státní správy, musíte mít kvalifikovaný certifikát, který se vyznačuje vyšší mírou zabezpečení.

Nemáte některý z těchto certifikátů? Přečtěte si, jaké jsou mezi jednotlivými typy rozdíly, a vyberte si, který je pro vaše účely lepší.

Nastavení elektronického podpisu v MS Outlook

Aplikace MS Office podporuje elektronické podpisy již od roku 2003. Jde o jednu ze základních bezpečnostních funkcí. Konkrétní nastavení se liší podle verze Office, kterou používáte, a podle toho, zda chcete elektronicky podepsat jednu zprávu, nebo nastavit podepisování všech zpráv.

Elektronický podpis jedné zprávy na novějších verzích MS Outlook

1. Vytvořte nový e-mail a přejděte na kartu MOŽNOSTI. V sekci OPRÁVNĚNÍ klikněte na tlačítko Podepsat zprávu.
   1. V případě, že toto tlačítko nevidíte, zůstaňte na kartě MOŽNOSTI. V sekci DALŠÍ MOŽNOSTI klikněte na ikonu pro otevření dialogového okna pole, kterou najdete v pravém dolním rohu. Vyberte Nastavení zabezpečení a zaškrtněte Přidat k této zprávě digitální podpis. Potvrďte OK a zvolte Zavřít.
   2. Pokud tlačítko Podepsat zprávu nevidíte, zřejmě nemáte nakonfigurováno digitální ID k podepisování zpráv a budete si muset digitální podpis teprve nainstalovat. Přejděte do nabídky SOUBOR, zvolte MOŽNOSTI, Centrum zabezpečení. Pak klikněte na Nastavení Centra zabezpečení a vyberte Zabezpečení e-mailu. Klikněte na Importovat/exportovat a importujte digitální ID ze souboru v PC, nebo klikněte na Načíst digitální ID, kde najdete seznam služeb vydávajících digitální ID.
2. Vytvořte zprávu a odešlete ji.

Elektronický podpis všech zpráv na novějších verzích MS Outlook

1. Přejděte do nabídky SOUBOR, zvolte MOŽNOSTI, Centrum zabezpečení. Pak klikněte na Nastavení Centra zabezpečení a vyberte Zabezpečení e-mailu. V části Šifrovaný e-mail zaškrtněte políčko Přidat digitální podpis do odesílaných zpráv.
2. V případě, že jsou k dispozici, můžete zvolit jednu z následujících možností:
   1. Při odesílání podepsané zprávy odeslat podepsanou zprávu bez nutnosti ověření – zvolte, pokud chcete povolit čtení zpráv i příjemcům, kteří nepoužívají zabezpečení S/MIME.
   2. Požadovat oznámení S/MIME pro všechny zprávy s podpisem S/MIME – zvolte, pokud chcete ověřit, že vaše zpráva byla požadovanými příjemci přijata beze změn. Ověření vám přijde jako nová zpráva do složky Doručené.
3. Další nastavení, jako například výběr konkrétního certifikátu, můžete měnit po kliknutí na tlačítko Nastavení.
4. Na závěr vše potvrďte OK.

Elektronický podpis jedné zprávy na MS Outlook 2007

1. V e-mailu přejděte na kartu Zpráva, zvolte Možnosti a klikněte na tlačítko Digitálně podepsat zprávu.
   1. Pokud tlačítko nevidíte, klikněte v pravém dolním rohu skupiny Možnosti na ikonu pro otevření dialogového okna. Zvolte Nastavení zabezpečení a v dialogovém okně Vlastnosti zabezpečení zaškrtněte políčko Přidat k této zprávě digitální podpis. Potvrďte OK.
2. Vytvořte zprávu a odešlete ji.

Elektronický podpis všech zpráv na MS Outlook 2007

1. Ve zobrazení Pošta v nabídce Nástroje zvolte Centrum zabezpečení a klikněte na Zabezpečení e-mailu. Ve skupinovém rámečku Šifrovaný e-mail vyberte možnost Přidat digitální podpis do odesílaných zpráv.
2. V případě, že jsou k dispozici, můžete zvolit jednu z následujících možností:
   1. Při odesílání podepsané zprávy odeslat podepsanou zprávu bez nutnosti ověření – zvolte, pokud chcete povolit čtení zpráv i příjemcům, kteří nepoužívají zabezpečení S/MIME.
   2. Požadovat oznámení S/MIME pro všechny zprávy s podpisem S/MIME – zvolte, pokud chcete ověřit, že vaše zpráva byla požadovanými příjemci přijata beze změn. Ověření vám přijde jako nová zpráva do složky Doručené.
3. Další nastavení, jako například výběr konkrétního certifikátu, můžete měnit po kliknutí na tlačítko Nastavení.
4. Dvakrát klikněte na OK.

Z hlediska nastavení je vlastně postup u všech verzí velmi podobný. Největší rozdíl je v tom, že prvky pro konfiguraci jsou u starších verzí (2003, 2007) umístěny jinak.

Tip: Mimo to, že můžete komunikaci elektronicky podepsat, v Outlooku narazíte také na možnost Šifrovat. Aby však bylo šifrování možné, musíte mít v systému uložen platný certifikát protějšku, se kterým chcete komunikovat.