PDF dokumenty jsou všude kolem nás, často je potřebujeme upravit, třeba vyplnit formulář, ale mnohdy netušíme, jak na to. Naučíme vás různé způsoby, jak upravovat PDF soubory. Zjistěte, které nástroje vám mohou usnadnit práci, aniž byste museli investovat do příliš drahého software.
Jak se dá upravit PDF
PDF soubory často vznikají exportem z jiných programů, jako jsou textové procesory nebo grafické aplikace. Když později objevíte chybu nebo potřebujete informace aktualizovat, není vždy praktické nebo možné vrátit se k původnímu souboru. V takových případech je přímá úprava PDF dokumentu nejrychlejším a nejefektivnějším řešením.
PDF byl původně navržen jako formát pro zobrazování dokumentů, který zachová vzhled bez ohledu na to, na jakém zařízení nebo platformě je otevřen. Díky této vlastnosti se stal standardem pro sdílení dokumentů, včetně těch, u nichž je zamknutí původní podoby naprosto nezbytné (například smlouva).
Jeho běžná neměnnost ale přináší i určitá omezení. Využití PDF je dnes už mnohem rozsáhlejší, a tak se nezřídka dostáváme do situací, kdy PDF soubor potřebujeme upravit. Úpravy PDF dokumentů můžeme rozdělit do několika kategorií:
- základní úpravy textu – opravy překlepů, změny formulací nebo doplnění chybějících informací
- přidávání nebo odstraňování stránek – reorganizace dokumentu podle potřeby
- vkládání komentářů a anotací – poznámky, zvýraznění nebo kresby pro zpětnou vazbu
- úprava obrázků a grafiky – změna velikosti, ořez nebo výměna vizuálních prvků
- práce s formuláři – vyplňování nebo vytváření interaktivních formulářů
- redakce citlivých informací – anonymizace (odstranění nebo začernění) důvěrných údajů.
Pro každou z těchto úprav dnes existují nástroje. Od jednoduchých a bezplatných, až po komplexní profesionální řešení. Výběr správného nástroje závisí na složitosti úprav, které potřebujete provést, a na rozpočtu, který jste ochotni k pořízení software vyčlenit.
Vzhledem k tomu, že některé z vyjmenovaných úprav řešíme v samostatných návodech, tady se podíváme jen na úpravy v textu (překlepy, vyplnění požadovaných informací ve formuláři) a do obrázků.
Kdy se upravuje PDF? Možná častěji, než si myslíte
S rostoucí digitalizací procesů se stále zvyšuje potřeba editace PDF. Úpravy stále častěji potřebujeme v nejrůznějších typech souborů. Například takto:
- pracovní dokumenty – úprava prezentací, reportů nebo smluv před finálním odesláním
- osobní dokumenty – úprava životopisů, motivačních dopisů, vyplnění přihlášek kamkoliv
- administrativní dokumenty – vyplňování úředních formulářů, žádostí nebo daňových přiznání
- marketingové materiály – aktualizace brožur, ceníků nebo katalogů
- projektová dokumentace – doplňování technických specifikací nebo změny v plánech
- akademické práce – opravy v článcích, disertacích nebo výzkumných pracích.
Jak psát v PDF souboru a dělat i další úpravy
K PDF úpravě textu, obrázků, grafů a dalších objektů potřebujete PDF editor. Ve značně omezeném rozsahu ho máte k dispozici v základním Adobe Acrobat Reader. Tam si můžete určit oblasti textových polí a do nich psát. Například tak vyplnit PDF formulář, třeba s přihláškou dítěte do kroužku.
Jestliže vám základ nestačí, musíte se poohlédnout po dalších možnostech. Na výběr jich máte několik, některé jsou zdarma, za jiné je potřeba zaplatit nižší či vyšší sumu:
- profesionální (nízkonákladový) software PDF-XChange Editor
- vestavěná funkce v Macu (Apple zařízení)
- PDF úprava online zdarma (zde pozor na citlivá data, u online služby ztrácíte nad souborem PDF jakoukoliv kontrolu)
- základní Adobe Acrobat, který v bezplatné verzi povoluje ty nejjednodušší úpravy, především vyplnění PDF formuláře
- Adobe Reader (s vysokým měsíčním předplatným. Adobe z našeho návodu vynecháme, k dohledání je postup úpravy dokumentu na stránkách podpory Adobe).
1. Jak upravit PDF ve Windows
Ve Windows s výhodou využijete PDF-XChange Editor. Jde o nízkonákladový software, který jednou zakoupíte, a žádná další vydání už za něj nemáte (na rozdíl od Adobe Acrobat, kde musíte hradit nemalé předplatné každý měsíc).
V PDF-XChange Editoru můžete dokumenty upravovat mnoha způsoby. Pro ukázku, jak na to, jsme si zvolili dvě úpravy: zásah do textu a zásah do obrázku.
Jak upravit text v PDF
1. Na záložce „Domů“ klikněte na tlačítko „Upravit text“. Tím se texty v PDF rozdělí do úseků: textových polí.
2. Kliknutím myší vyberte pole, kde potřebujete text změnit. Můžete začít upravovat, přepisovat, mazat, zvýrazňovat atd.
Nabídka úprav je v horní liště záložky „Domů“. A navíc: pod pravým tlačítkem myši je také široká nabídka možností, jak text upravit: zvýraznění, font, dělení slov v textu atp. Zvýrazněné textové pole se chová jako text, ale i jako obrázek, takže potáhnutím za okrajový bod lze pole zvětšovat a zmenšovat, a tím i měnit velikost a šířku písma, případně otáčet směr.
4. Po dokončení úprav pamatujte na uložení souboru.
Celý postup jsme také natočili jako jednoduché návodové video.
Jak upravit obrázek v PDF
1. Nejprve zvolte možnost „Domů“ a poté vyberte „Editace objektů“.
2. Zvolte možnost „Obrázky“ (v nabídce je ještě editace menších úseků textu, editace cest nebo editace všeho).
3. Následně klikněte na obrázek, který potřebujete upravit. Můžete měnit jeho pozici přetažením nebo upravovat jeho rozměry. Také oříznout, překlápět, zkrátka přizpůsobit obrázek přesně tomu, co právě potřebujete. Kompletní nabídka úprav je opět pod pravým tlačítkem myši.
4. Po dokončení všech úprav nezapomeňte změny uložit.
Celý postup jsme také natočili jako jednoduché návodové video.
2. Jak na úpravu PDF v Macu
Jestliže pracujete na Macu, odpověď na otázku: „Jak upravit PDF dokument zdarma?“ u bude znít: v nativní aplikaci Náhled. Je tu v nabídce hned několik typů úprav:
Přidání textu
Abyste mohli psát další text (pokračovat za současným), jen klikněte do již existujícího textového pole a začněte psát. Chcete-li vložit text kamkoliv jinam v dokumentu:
- Otevřete menu „Nástroje“ → „Anotace“ → „Text“.
- Vytvořte textový rámeček a začněte psát.
- Ke změně vzhledu textu (barva, velikost, zvýraznění) klikněte na ikonu „A“ v panelu anotačních nástrojů.
- Provedené úpravy uložte.
Úprava obrázků
Obrázky v PDF se dají různě upravit: otočit, překlopit, oříznout, měnit jejich velikost nebo upravovat jas a kontrast. Všechny úpravy najdete v horní liště v aplikaci Náhled.
- Najděte obrázek, který chcete upravit.
- Klikněte na obrázek, tím se vám zvýrazní (aktivuje). Nyní můžete přistoupit k úpravám pomocí nástrojů v horní liště.
- Každou změnu potvrďte kliknutím na „OK“.
- Ještě musíte změnu uložit, než soubor opustíte.
3. Jednoduchá úprava textu v Adobe Acrobat – vyplnění formuláře
Základní program od Adobe povoluje úpravy v těch souborech PDF, které jsou k tomu přímo připraveny. Typicky jde o formuláře, přihlášky, žádosti atp. Jak tady postupovat?
Nejprve klikněte na funkci „Vybrat text“ (šipka vlevo), a potom klikněte přímo do políčka, do nějž chcete vypsat konkrétní údaje, například jméno a příjmení. Mezi políčky určenými k vyplnění budete jen překlikávat myší. Vyplněné údaje lze opravovat.
Provedené úpravy uložte.
Celý postup jsme také natočili jako jednoduché návodové video.
4. Online úprava PDF zdarma
Další z možností je úprava PDF online. Potřebujete k ní kvalitní internetové připojení, a nic víc. Pro ukázku úpravy PDF jsme zvolili nástroj PDFAid, službu ale nabídnou i jiné servery, například Splitapdf.com, PDFZorro, PDF24 Tools a další.
Důležitá poznámka: Než online nástroj použijete, zkontrolujte, že v dokumentu nemáte žádné citlivé informace. Odesláním PDF na cizí server nad ním totiž ztrácíte veškerou kontrolu.
Úprava textu v PDF online vyžaduje tento postup:
1. Stiskněte tlačítko „Nahrát a upravit“ a ze svého zařízení vyberte požadovaný soubor, následně potvrďte kliknutím na „Otevřít“.
2. Vyberte možnost „Upravit text“ a následně označte konkrétní úsek textu, který chcete změnit.
3. Nyní můžete text přepsat nebo můžete změnit jeho umístění.
4. Po dokončení úprav klikněte na „Uložit a zavřít“ a následně potvrďte celý proces tlačítkem „Hotovo“.
Celý postup jsme také natočili jako jednoduché návodové video.
Mezi online nástroji najdete též Adobe Online. Tady můžete soubor upravit jen jednou. Další podobnou práci s PDF už vám Adobe zdarma nepovolí. Pokračovat lze jedině s uhrazeným měsíčním tarifem. A že není zrovna nízký, to už jsme tu napsali.