Jak a kde získat elektronický podpis?

Získání elektronického podpisu na první pohled vypadá jako záležitost na půl dne. Ve skutečnosti vás může čekat několik hodin studia dokumentace, než přijdete na to, co a jak přesně udělat – a to ještě předtím, než se vůbec vydáte na pobočku. Existují dvě základní cesty. Svépomocí přes akreditovanou certifikační autoritu, nebo přes Elektronický podpis s.r.o., kde to za vás vyřídí specialista přímo u vás, během přibližně hodiny. Tento článek vám ukáže obě možnosti, abyste si mohli vybrat tu, která vám šetří čas.

Jaký typ podpisu potřebujete?

Než se pustíte do vyřizování, je dobré vědět, o co vlastně žádáte. Česká legislativa (a evropské nařízení eIDAS) rozlišují tři úrovně elektronického podpisu:

• Prostý podpis má nízkou právní sílu a používá se pro interní dokumenty a neformální komunikaci.
• Zaručený podpis má střední právní sílu a uplatní se u obchodních smluv, HR dokumentů, při jednání s úřady apod.
• Kvalifikovaný podpis má stejnou právní sílu jako vlastnoruční podpis. Používá se pro online podání na katastr, některé žádosti o dotace, elektronickou autorizaci, autorizované konverze dokumentů apod.

Celý tento článek se věnuje kvalifikovanému certifikátu, který lze použít pro vytvoření zaručeného či kvalifikovaného elektronického podpisu. 

Kde elektronický podpis získat – certifikační autority v ČR

Kvalifikovaný certifikát vydávají v České republice tři akreditované certifikační autority:

PostSignum (Česká pošta) je nejrozšířenější volbou. Má největší síť výdejních míst prostřednictvím Czech POINTů a pro většinu firem jde o nejdostupnější variantu. Cena jednoletého certifikátu činí 440 Kč s DPH. Žádost lze podat online přes BankID nebo eObčanku s aktivním čipem, případně osobně na pobočce.

První certifikační autorita (I.CA) působí na trhu nejdéle a specializuje se na PKI infrastrukturu a digitální archivaci. Nabízí možnost online ověření přes biometrické rozpoznávání, což ocení zejména firmy s náročnějšími požadavky na bezpečnost.

eIdentity je zaměřena primárně na zdravotnictví a orgány veřejné moci, využívají ji však i soukromé firmy a fyzické osoby.

My, Elektronický podpis s.r.o. jsme externí registrační autoritou PostSignum. Certifikáty PostSignum vystavujeme přímo – bez toho, abyste museli na pobočku.

Jak zařídit elektronický podpis svépomocí – krok za krokem

Pokud si chcete vše zařídit sami, počítejte s tím, že celý proces – od studia dokumentace přes návštěvu pobočky až po nastavení certifikátu v počítači – zabere běžně 2 až 8 hodin, někdy i více.

1. Vyberte certifikační autoritu

Pro většinu firem doporučujeme PostSignum – nejdostupnější síť, standardní formát certifikátu akceptovaný ve všech relevantních systémech.

2. Vyplňte žádost o certifikát a další části smluvní dokumentace

Z webu příslušné certifikační autority si stáhnete a vyplníte žádost a připravíte smluvní dokumentaci. Dále si vygenerujete žádost o certifikát. Přesný postup se liší podle poskytovatele – PostSignum k tomu používá aplikaci iSignum (Windows i macOS).

3. Prokažte totožnost

Tady máte na výběr ze tří cest:

Osobně na Czech POINTu nebo pobočce CA – přinesete občanský průkaz, podepíšete smluvní dokumentaci a počkáte na vydání certifikátu. Hotový certifikát vám přijde do e-mailové schránky. Počítejte s čekáním na pobočce a s tím, že si dokumentaci musíte předem nastudovat a připravit.

Online přes BankID – ověříte svou identitu přes prostředí svého internetového bankovnictví, bez nutnosti kamkoliv cestovat. Ne všechny banky tuto možnost podporují, předem si proto ověřte, zda vaše banka BankID nabízí.

Přes eObčanku s aktivním čipem – potřebujete čtečku čipových karet nebo telefon s NFC. Čip musí být předem aktivovaný, což se dělá osobně na Czech POINTu.

Vydání certifikátu online je možné pouze pro fyzické nepodnikající osoby, tzn. nelze si takto nechat vydat certifikát přiřazený pod určitou firmou či organizací. 

4. Nainstalujte certifikát

Po úspěšném vydání certifikát stáhnete z e-mailu a nainstalujete do úložiště certifikátů ve svém počítači (Windows nebo Mac), případně ho uložíte na USB token nebo čipovou kartu. Platnost certifikátu je typicky jeden rok, PostSignum nabízí i tříletou variantu.

5. Podepište první dokument

Certifikát je připravený k použití. V Adobe Acrobat Readeru nebo PDF-XChange Editoru otevřete dokument, vyberete svůj certifikát, zadáte PIN (v případě USB tokenu nebo čipové karty) a uložíte podepsaný soubor. Stav podpisu, identitu vydavatele a čas podpisu si pak kdokoliv může ověřit přímo v těchto aplikacích.

Pokud vám přijde výše popsaný postup jako zbytečná ztráta času – nejste sami. Čas strávený studováním dokumentace a obíháním poboček je čas, který nevěnujete svému byznysu. Přesně proto Elektronický podpis s.r.o. vznikl.

Jak to vyřeší Elektronický podpis s.r.o. – certifikát bez starostí

Sami jsme externí registrační autoritou PostSignum, takže certifikáty vystavujeme přímo. Celý proces probíhá u vás – specialista přijede do vaší kanceláře, připraví veškerou smluvní dokumentaci, vygeneruje certifikát, nastaví ho ve vašem počítači a provede vás prvním podpisem. Celé setkání trvá přibližně hodinu.

Co za tu hodinu vyřídíme a co nemusíte řešit:

• Žádné studování postupů a dokumentace certifikační autority
• Žádná návštěva pobočky ani čekání ve frontě
• Certifikát je po skončení schůzky nastavený a okamžitě funkční
• Součástí je zaškolení – odcházíme teprve tehdy, když víte, jak podpis používat

Služba je ideální pro firmy, kde si nikdo nemůže dovolit trávit hodiny administrací, pro organizace bez vlastní IT podpory a všude tam, kde potřebujete mít vše funkční hned – ne za několik dní.

Aktuálně pokrýváme Prahu, Brno, Ostravu a Zlín, doprava je v těchto městech zdarma. Do ostatních měst vyjíždíme po domluvě.

Kolik stojí elektronický podpis?

Obě cesty jsou transparentní – tady je přehled, ať máte jasno:

• Samotný roční certifikát PostSignum stojí v obou případech stejně, tedy 440 Kč s DPH. Rozdíl je v tom, co všechno si musíte zařídit sami a kolik času tím strávíte.
• Při svépomocném řešení počítejte s 2–8 hodinami práce, během kterých si sami připravíte dokumentaci, nastavíte certifikát v počítači a zaškolíte se. Cena za službu je 0 Kč, ale veškerou práci odvedete vy.
• Při využití Elektronický podpis s.r.o. vše zvládnete zhruba za hodinu. Příprava dokumentace, nastavení v počítači i zaškolení jsou v ceně služby. V Praze, Brně, Ostravě a Zlíně je doprava zdarma. Cena služby je 3 900 Kč bez DPH.

Jde o to, jak si ceníte svého času – a jestli se chcete věnovat svému byznysu, nebo studování certifikační dokumentace.

Jak obnovit certifikát – a co dělat, když ho ztratíte

Certifikát není vydaný jednou provždy. Jednoletý certifikát PostSignum vyprší po roce, tříletý po třech letech – platnost se neprodlužuje automaticky. Certifikační autorita vás před vypršením upozorní e-mailem a poskytne instrukce k obnově.

Pokud máte stávající platný certifikát, můžete o následný požádat elektronicky. Pokud certifikát již vypršel nebo ho nemáte, celý proces proběhne znovu od začátku.

V případě ztráty nebo krádeže zařízení, na kterém je certifikát uložen, kontaktujte okamžitě certifikační autoritu a požádejte o revokaci – tedy předčasné zneplatnění certifikátu. Funguje to podobně jako zablokování platební karty: dříve podepsané dokumenty zůstávají platné, k novému podepisování však certifikát nelze dále použít.

Obnovu certifikátu PostSignum vyřídí Elektronický podpis s.r.o. i na dálku – telefonicky nebo online přes vzdálený přístup.

Elektronický podpis, nebo datová schránka?

Obě možnosti slouží k elektronické komunikaci, ale každá pro něco jiného.

Datová schránka je vhodná především pro komunikaci se státem – podání daňového přiznání, žádosti na úřady, komunikaci se soudy. Jako podnikatel ji ze zákona mít musíte a její provoz je zdarma. Má ale omezení: funguje pouze v rámci České republiky a neumožňuje přímou komunikaci s obchodními partnery.

Elektronický podpis je flexibilnější nástroj pro každodenní podepisování. Smlouvy s dodavateli a klienty, HR dokumenty, faktury, účetní závěrky – to vše podepisujete přímo z počítače, odkudkoliv. A protože kvalifikovaný certifikát (v případě kvalifikovaného podpisu tj. s použitím USB tokenu nebo čipové karty) splňuje nařízení eIDAS, platí váš podpis i v zahraničí, v rámci celé Evropské unie.

Stručně: datovka spíše pro stát, elektronický podpis pro byznys.

Máte zájem o zřízení elektronického podpisu?

Přijedeme k vám, vše nastavíme a proškolíme vás – během jedné hodiny máte funkční elektronický podpis bez starostí.