1.7.2022 nabylo účinnosti ustanovení zákona č. 12/2020 Sb., tj. Zákon o právu na digitální služby, který mimo jiné nově umožňuje provedení úředního ověření i na písemnosti v digitální podobě. Tento zákon však výslovně nehovoří o „e-legalizaci“, či o „úředním ověření elektronického podpisu“, ale o „nahrazení úředně ověřeného podpisu nebo uznávaného elektronického podpisu“. Ačkoli se tomuto tématu jiní autoři poměrně široce z hlediska právních aspektů věnovali, my se v tomto článku podíváme spíše na tři základní možnosti a v případě poslední z nich si představíme jednoduchý návod, jak postupovat.
1/ Ověření elektronického podpisu oprávněnou k legalizaci (notářem aj.)
Zde se jedná o variantu velice podobnou klasickému ověření vlastnoručního podpisu. K tomuto úkonu jsou primárně oprávněni notáři a další orgány či instituce dle zákona o ověřování. V rámci veřejné správy mohou ověřovat pouze ty instituce, které jsou kontaktním místem CzechPOINTu. Osoby oprávněné provádět ověřování elektronického podpisu musí mít samozřejmě kvalifikovaný elektronický podpis a do ověřovací doložky kromě jiného vkládat kvalifikované časové razítko. Tato osoba či instituce tak ověřuje, že dotyčný před ní dokument podepsal, nebo uznal podpis za vlastní. Je na místě však zdůraznit, že úředním ověřením elektronického podpisu se nepotvrzuje jeho platnost dle Nařízení eIDAS, ani se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů uvedených v elektronickém dokumentu ani jejich soulad s právními předpisy. I prostý elektronický podpis tzn. například obrázek podpisu a jeho ověření je v tomto případě povýšeno na úroveň uznávaného elektronického podpisu. U takového elektronického podpisu není logicky možné ověřit jeho platnost (což však zákon nevnímá jako překážku), pouze je možné ověřit platnost kvalifikovaného podpisu na ověřovací doložce. Platí též, že elektronický dokument je třeba ověřovateli doručit ve formátu PDF/A již s podpisem žadatele. Je‑li dokument podepsán zaručeným elektronickým podpisem, nesmí být porušena integrita dokumentu. Postup se liší, pokud bude podpis ověřovat notář nebo advokát (uživatelsky vstřícnější varianta), či pobočka CzechPOINTu. Obě situace si rozebereme zvlášť:
- Ověření elektronického podpisu u notáře – soubor ve formátu PDF/A je potřeba zaslat notáři emailem, či využít datového úložiště Notářské komory ČR nebo zaslat datovou schránkou. Zcela je vyloučena varianta dodání soubor PDF/A na USB disku. Notář vyhotoví za přítomnosti dané osoby ověřovací doložku a podepíše se na ni kvalifikovaným elektronickým podpisem a připojí kvalifikované časové razítko.
- Ověření elektronického podpisu u advokáta – soubor ve formátu PDF/A je potřeba zaslat advokátovi emailem, či využít datového úložiště Notářské komory ČR nebo zaslat datovou schránkou. Zcela je opět vyloučena varianta dodání souboru PDF/A na USB disku. Advokát vyhotoví za přítomnosti dané osoby prohlášení o pravosti podpisu a podepíše se kvalifikovaným elektronickým podpisem a připojí kvalifikované časové razítko.
- Ověření elektronického podpisu na pobočce CzechPOINTu – Žadatel o e-legalizaci na kontaktním místu CzechPOINT bude moci využít již existující službu Úschovny Czech POINT (datové úložiště), která umožní nahrání elektronického dokumentu. Dle návrhu prováděcí vyhlášky nesmí velikost dokumentu přesáhnout 20 MB. Po nahrání dokumentu úschovna vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu, pomocí kterého následně úředník provádějící e-legalizaci získá přístup k dokumentu. Žadatel se následně dostaví na ověřovací místo, kde bude ztotožněn stejným způsobem, jako při běžné legalizaci podpisu na listině. Jsou-li splněny podmínky pro legalizaci, ověřující úředník připojí k elektronickému dokumentu (elektronickou) ověřovací doložku podepsanou jeho kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatřenou kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Takto elektronicky ověřený dokument si bude moci žadatel opět vyzvednout pro další použití prostřednictvím úložiště, a to po dobu následujících 30 dnů.
2/ Ověření záznamem informačního systému veřejné správy
Oproti předchozí variantě, kdy náš elektronický podpis ověřoval člověk (notář, advokát apod.), je tak využit Informační systém veřejné správy společně s provedením elektronické identifikace. ČSOB Identita, Fio bankovní identita aj. jsou bohužel z hlediska požadavků na elektronickou identifikaci nedostateční.
Zde je možné ověřit jakýkoli elektronický podpis – prostý, zaručený a kvalifikovaný. I tento případ vytvoření úředně ověřeného elektronického podpisu opět nepotvrzuje platnost elektronického podpisu, jež je takto úředně ověřen. Při tomto způsobu ověření je nezbytné připojit k elektronickému dokumentu s ověřovaným elektronickým podpisem namísto ověřovací doložky záznam informačního systému veřejné správy. Tento záznam bude daným systémem opečetěn kvalifikovanou pečetí a bude doň vloženo kvalifikované časové razítko, které zajišťuje potvrzení data a času.
3/ Ověření uznávaného elektronického podpisu prostřednictvím Registru obyvatel (ROB)
Posledním řešením je ověření uznávaného, tzn. jak zaručeného, tak kvalifikovaného elektronického podpisu prostřednictvím Registru obyvatel v Portálu občana. Díky tomu se pak na příslušný dokument s uznávaným elektronickým podpisem hledí jako na úředně ověřený dokument. Pokud se přihlásíte pod svojí elektronickou identitou do Portálu občana, můžete si zde zaregistrovat předmětné údaje, tj. svůj kvalifikovaný certifikát (který máte v počítači nebo na příslušném kvalifikovaném prostředku (USB token, nebo čipová karta tzn. i např. eOP), který má vždy unikátní sériové číslo a taktéž název kvalifikovaného poskytovatele tzn. akreditované certifikační autority, která certifikát vydala. Návod uvádíme níže. Využití a přínos takto ověřeného elektronického podpisu, jež je veden v registru obyvatel, vnímáme zejména pro úkony týkající se komunikace s Finančním úřadem, ČSSZ a zejm. u nemovitostních transakcí. U transakcí uzavíraných na dálku nebude nutné zasílání smluv a související dokumentace poštou nebo předávání osobně. Usnadní se tak i podání katastrálnímu úřadu. Vzhledem k tomu, že je i v tomto případě z procesu vzniku úředně ověřeného elektronického podpisu vyloučena úřední osoba, není možné, resp. je zakázáno užití takového postupu k nahrazení úředně ověřeného podpisu v případě plné moci k právnímu jednání dle § 441 odst. 2 poslední věty občanského zákoníku. Tím pádem bude přínos v rámci korporátních transakcí omezený a nejedná se o zcela praktické řešení. Abychom byli konkrétní, bude tedy například možné podepsat smlouvu o převodu obchodního podílu a využít automatické ověření elektronického podpisu, ale pro ověření plné moci k přijetí souvisejících korporátních rozhodnutí ve formě notářského zápisu bude nevyhnutelné navštívit advokáta, notáře či CzechPOINT. Tuto variantu vnímáme i tak jako nejpřínosnější. Je to další z kroků vedoucí k postupné digitalizaci.
Vlastní postup si ukážeme v jednotlivých krocích níže:
- Připojte si k počítači svůj eOP prostřednictvím čtečky čipových karet; na svém PC mějte nainstalovanou aplikaci eObčanka; pokud nemáte eOP resp. nemáte čtečku čipových karet, můžete pokračovat dále v případě, že máte nainstalovaný a nastavený Mobilní klíč eGovernmentu, případně můžete zvolit jinou z cest uvedenou na odkazu v bodě 2
- Přejděte na stránku Portál občana na https://obcan.portal.gov.cz/prihlaseni
- Po přihlášení klikněte na položku Údaje v horním menu
- Následně přejděte na levé menu a Registr obyvatel
- Níže na stránce je blok KVALIFIKOVANÉ CERTIFIKÁTY PRO ELEKTRONICKÝ PODPIS
- Zde si nastavíte svůj podpisový certifikát tak, že vložíte svůj certifikát, resp. jeho veřejnou část ve formátu .CRT. Ten si můžete kdykoli stáhnout v případě PostSignum na https://www.postsignum.cz/certifikaty_uzivatelu.html
- Podpisových certifikátů zde můžete mít nastaveno více, pokud chcete více z nich mít úředně ověřené.